Un peu d'histoire :

Le 11 décembre 2019 a été sanctionné la loi 16

Le 11 septembre 2024, la gazette officielle a publié la règle pour encadrer les documents à remettre. Nous vous invitons à la consulter.

Le 30 juillet 2025, la gazette officielle a finalisé la publication du Règlement établissant les diverses règles en matière de copropriété divise. Ce règlement est en vigueur depuis le 14 août 2025. Le règlement précise tout ce qui doit être réalisé. Voici les grandes lignes:

Ce sont ces documents qui précisent que le carnet d'entretien et le fonds de prévoyance sont obligatoire.

Objectif principal du règlement. Pourquoi une étude de fonds de prévoyance : Il vise une gestion plus transparente et plus responsable des copropriétés. Plus précisément, il permet :

• de renforcer la protection financière des copropriétaires;
• d’améliorer la gouvernance des syndicats;
• d’assurer la pérennité du parc de copropriétés divises;
• de protéger les acheteurs lors d’une transaction.

En d'autres mots :

• Son objectif est d'éviter les cotisations spéciales imprévues en prévoyant les coûts de travaux importants sur une période de 25 ans ou plus;
• Faciliter la planification annuelle des opérations et les investissements futurs;
• Assurer une certaine équité entre les copropriétaires actuels et futurs, et aider à justifier les coûts auprès des copropriétaires;
• Contribuer à préserver la valeur marchande de l'immeuble et à rassurer les acheteurs potentiels.

Voici quelques extraits des 5 sections de la loi 16 :

Section I. Un CARNET D'ENTRETIEN doit être obtenu par le conseil d’administration minimalement tous les 5 ans à quelques exceptions près. à tous les 10 ans lorsque l’immeuble respecte l’une des conditions suivantes : Vous avez bien lu. "l’une des conditions suivantes".

1. l’immeuble comprend huit parties privatives ou moins, sans compter les espaces de stationnement ou de rangement ou les autres parties privatives accessoires;
2. les parties communes ne se trouvent pas dans un bâtiment (ex. : un terrain ou une piscine extérieure);
3. l’immeuble compte au plus 3 étages entièrement hors sol.

Exemples de copropriétés qui se trouvent dans cette situation :

1. une copropriété de 10 parties privatives dont 4 sont des logements, 2 ont une destination commerciale et 4 sont des stationnements;
2. une copropriété composée d’une piscine ou d’une bande de terrain;
3. une copropriété composée de plus de 12 maisons de ville de trois étages dont seule la toiture est considérée comme une partie commune;

• Le carnet d’entretien de l’immeuble contient un inventaire et une description des parties communes de l’immeuble et des matériaux, des appareils et des équipe ments qui les composent
• Il contient aussi un inventaire et une description des matériaux, des appareils et des équipements installés dans les parties privatives de l’immeuble et dont le syndicat est responsable de l’entretien.
• Doivent être inclus au carnet d’entretien, à l’égard de chacun des matériaux, des appareils et des équipements, les renseignements et documents suivants :

1. La date d’installation de chaque matériau, appareil ou équipement, lorsque connue.
2. Les travaux d’entretien requis (sauf ceux exclus par l’article 3), leur fréquence et la date à laquelle ils ont été effectués.
3. Les réparations courantes réalisées, accompagnées de leur date d’exécution.
4. Les contrats conclus pour l’entretien ou les réparations courantes, lorsqu’il y en a.
5. Les contrats de garantie en vigueur, le cas échéant.
6. Les rapports d’inspection ou d’expertise réalisés, lorsqu’ils existent.
7. Les manuels d’entretien fournis par les fabricants, lorsqu’ils sont disponibles.

• Une section dédiée contenant :

1. Une estimation de l’état et de la durée de vie utile restante des matériaux, appareils et équipements.
2. La liste des réparations majeures et remplacements prévus pour les 25 prochaines années, avec l’année estimée de réalisation.
3. Les réparations majeures et remplacements effectués, incluant la date et les coûts.
4. L’ajout des documents associés (plans, devis, contrats).

• La personne qui réalise le carnet d'entretien doit signer une déclaration qui confirme que les informations inscrites ont été réalisées par elle ou sous sa supervision;
• Chaque fois qu’un carnet d’entretien est établit ou révisé, une visite de la copropriété doit être effectuée. Celle-ci est réalisée par une professionnelle ou un professionnel habilité ou par une personne étant sous sa supervision. L’inspection permet de faire le point sur l’état actuel de la copropriété, de vérifier les équipements présents et de s’assurer que les informations inscrites dans le carnet sont justes et à jour.
• Une mise à jour annuelle obligatoire par le conseil d’administration, ajoutant toute nouvelle information ou document prévu aux articles 2 et 3.
• Lorsque des travaux prévus n’ont pas été réalisés, le carnet doit indiquer les raisons expliquant leur absence d’exécution.

Section II. Une ÉTUDE FONDS DE PRÉVOYANCE doit être réalisée au minimum aux 5 ans

• L'étude doit être basée sur les informations du carnet d'entretien;
• L'étude est réalisée par un professionnel autorisé (ingénieur, architecte, évaluateur agréé, technologue professionnel ou comptable professionnel agéé);
• L'étude projette les coûts des réparations et des remplacements futurs sur 25 ans et recommande les contributions nécessaires pour chaque copropriétaire;
• Si l’étude démontre que le fonds est insuffisant pour couvrir les réparations majeures et les remplacements prévus dans les parties communes, le conseil d’administration devra ajuster les contributions annuelles. Il dispose d’un maximum de 10 ans pour renflouer le fonds;

Section III. ATTESTATION DU SYNDICAT sur l'état de santé de la copropriété. Le syndicat doit faire réaliser cette attestation par son comptable pour les ventes. Ce document doit être fournis dans un délai de 15 jours suivant la demande du copropriétaire. modèle d’attestation proposé par la SHQ. Aucun lien avec nos services offerts.

Section IV ACOMPTE. Toujours dans le but de protéger les acheteurs, le règlement précise qui peut détenir les acomptes au moment d'une transaction entre le promoteur et l'acheteur. Seuls les membres des ordres professionnels suivants peuvent détenir dans un compte en fidéicommis un acompte visé à l’article 1791.1 du Code civil:. Aucun lien avec nos services offerts.

1. le Barreau du Québec;
2. la Chambre des notaires du Québec;
3. l’Ordre des administrateurs agréés du Québec;
4. l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec.

Section V DISPOSITIONS TRANSITOIRE ET FINALE. Quels sont les délais pour réaliser le fonds de prévoyance et le carnet d'entretien? Il est, entres autres, précisé :

• Le carnet d’entretien ou l’étude du fonds de prévoyance obtenu par le conseil d’administration dans les 2 années précédant l’entrée en vigueur du présent règlement est valide pour une période de 5 ans à compter de la date de son obtention à la condition que la personne qui a réalisé le carnet d’entretien ou l’étude du fonds de prévoyance remplissait, selon le cas, les conditions prévues aux articles 1 ou 7. Toutefois, la période de validité d’un carnet d’entretien est de 10 ans à compter de cette date dans le cas d’un immeuble visé au deuxième alinéa de l’article 5. Cela veut dire que les études de fonds de prévoyances et les carnets d'entretien qui ont été réalisés par E.G.C.C. sont valides mais ils devront être ajustés afin d'obtenir les déclarations et les attestations. Encore une fois, cela est une bonne nouvelle pour notre clientèle.

• Pour le syndicat qui n'a pas les documents, l'établisemment de cette règle, limite à 3 ans et 1 jour à compter du 14 août 2025 pour faire établir l'étude et le carnet. C'est à dire jusqu'au 15 août 2028. Dès que ces documents sont produits, le conseil d’administration a 60 jours pour les rendre disponibles aux copropriétaires. Si l’assemblée annuelle a lieu avant cette échéance, il doit les rendre disponibles avant l’assemblée.
• Concernant les bâtiments neufs. Le promoteur ou la promotrice doit fournir au syndicat le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance en même temps que les autres documents prévus à l’article 1106.1 du Code civil du Québec, soit dans les 30 jours suivant l’assemblée extraordinaire de transition. Pour les copropriétés dont l’assemblée de transition a eu lieu entre le 30e jour précédant la date d’entrée en vigueur du règlement et le 90e jour suivant cette date, le promoteur ou la promotrice doit fournir les documents au syndicat dans les 6 mois suivant la date de l’assemblée. Le règlement étant entré en vigueur le 14 août 2025, si l’assemblée de transition a eu lieu entre le 15 juillet 2025 et le 12 novembre 2025, le promoteur ou la promotrice aura jusqu’à 6 mois après l’assemblée de transition pour remettre les documents au syndicat. Par exemple, si l’assemblée de transition a lieu le 1er septembre 2025, le promoteur aura jusqu’au 1er mars 2026 pour le faire.

Humm ! La réglementation place dans une zone grise les études de fonds de prévoyance et les carnets d'entretien datant de plus de deux ans et devant être révisés dans un délai de cinq ou dix ans. La même situation s'applique aux documents créés il y a près de cinq ans, qui répondent aux exigences actuelles mais dont les exemptions prolongent la période de révision à 10 ans. Que faire ? Ne vous inquiétez pas, ceux qui ont fait affaire avec E.G.C.C. disposent de documents conçus pour être mis à jour. Vous n'avez pas besoin de tout refaire. Nous nous occupons de tout.

Consulter la synthèse des changements apportés avec l'entrée en vigueur

Les informations décrites dans la présente sont extraites des documents de la gazette officielle et de la SHQ. En cas de disparité les documents de la gazette officielle et de la SHQ prônent